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关于道路运输档案管理的几点思考

2016-09-28   来源:中国道路运输  打印 字号:T|T
  档案是企业从事生产、经营、管理活动中形成的具有宝贵价值的资料,是企业发展过程中不可替代的资产财富,做好道路运输企业的基础档案管理工作尤为重要。本文以江苏常州公路运输集团有限企业为例,谈谈在道路运输企业档案管理方面的几点想法。
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  档案管理现状
  常运集团创建于1949年4月,始称公营华新汽车企业,解放后体制几经变换,于2010年6月25日组建集团,是常州地区唯一具有国家道路旅客运输一级资质的综合性运输企业。经过60余年的发展,现已成为以道路旅客运输为主,集班车客运、旅游客运、现代物流(货物快件)、汽车租赁、汽车修理、汽车销售、出租车、驾驶培训等业务于一体的企业集团。
  常运集团档案室创建于1983年,隶属于集团办公室,现位于集团企业办公大楼二楼(2010年启用),为1库共计178㎡。档案室内存储柜架、消防内保、动态监控、温湿调节等设施设备齐全,具有良好的防盗、防火、防虫等条件。现有室藏档案19431卷/18979件,其中文书档案1021卷/17189件,会计档案17411卷,特殊载体485件/盘/张,基建档案514卷,人事档案1790件。
  常运集团日常档案工作主要分为办公平台档案管理、档案室库房管理两大块。在人员配置上,实行一专多辅的档案管理员制度,配备固定的专职档案管理员1名,现由集团办公室文书担任;另有兼职辅助档案管理员10余名,主要为熟悉各基层单位及企业劳资、财务等状况的科室主任和管理人员。
  企业制定了全面详实的档案管理制度,对档案室的职责、档案工作的要求、文件资料的归档范围、档案的保密细则以及档案的统计、鉴定、移交、保管期限、销毁等方面均有明确规定。现档案室内所存储档案主要来自于集团各部室及其对应条线,相关档案管理制度中也明确了各部室需归档的文件资料范围。此外,企业每年在认真做好档案整理、装订和归档的基础上,及时对所有档案资料编制数字化目录。
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  存在的问题
  档案意识淡薄,领导重视不够。就常运集团而言,企业领导在日常工作中把精力主要集中在生产经营、企业转型升级发展等方面,对于档案管理重视程度不够。部分领导认为档案工作耗时费力,没有实际的经济利益,因而对此漠不关心。不规范的档案管理会给企业在今后的管理过程中遗留隐患。比如企业商业机密因未纳入规范化管理,被他人剽窃或被员工离职带走,一旦发生泄密事件,不仅找不到直接责任人造成互相推诿,而且使企业蒙受巨大损失。领导的重视程度,还直接影响到档案管理人员的工作信心。
  缺少主动的管理作为。档案工作看似容易实则极其复杂,需要极强的耐心和细心去完成。企业对档案管理人员的定位倾向于“重藏轻用”,长期下去,档案管理人员体会不到认可感和成就感,工作积极性与主动性降低,无形之中形成了一种错位意识,即把原本该用心去做的重要工作,只做成简单的文件资料储藏或者仓库保管,难有真正的管理作为。
  归档内容不完整。虽然企业在相关管理制度中明确了各部室、各单位需要归档的文件资料范围,但由于兼职档案管理人员对工作不够重视,认知不足,再加上人事调动、业务调整等方面的因素,仍然导致一些重要资料归档不全面、不完整,或是一些重要的档案分散在基层或个人手中,不能及时入库。
  管理方式墨守成规。现在的档案管理已经走向了规范化、信息化、安全化。近年来,国家档案工作重点中也明确提出要推动数字化、信息化建设。而目前多数企业档案的管理方式还停留在纸质档案阶段,甚至不少企业还没有电子档案。常运集团档案管理数字信息化建设起始于2005年,通过永乐文档一体化通用App,对历年的档案目录做了手工录入,以便于快速查找、便捷查询。但就日常工作而言,该App的使用率不高,一方面由于App自身存在短处,限单机操作,不能多台电脑同时联网登陆,无法实现档案管理的资源共享;另一方面也由于管理者在思想上不能与时俱进,工作方式墨守成规,且对App的使用仅限于文书档案,其他模块有待投入使用。
  管理素质有待提升。档案管理工作不仅政策性强,而且专业技术要求也很高,档案人员必须要有较好的专业素质,才能胜任该项工作。目前常运集团没有专职档案管理小组,大部分档案管理者是企业各层办公室兼职人员,对档案管理的重要性和责任心缺乏足够的认识,存在随意应付了事的思想,基本上不会腾出时间去管理或整理大量的档案资料,这直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。由于长期缺乏重视,档案管理人员没有机会参加培训或再教育,导致想法落后、应付管理。
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  几点建议
  转变观念。当下随着网络的大范围普及,人们通过互联网获取很多信息,但却没有形成深刻的理解和记忆,信息呈现碎片化。越来越多的事务也都开始网络化办理,虽在一定程度上提升了办事效率,但不利于重要资料或物品的保管与留存,如果建立了完善的档案管理机制,就能很好地解决这一问题,弥补互联网时代便捷化所带来的漏洞。交通运输业正面临强大的互联网跨界竞争。做好企业档案管理工作,有助于重要资料的收集与留存,促使企业在不断发展壮大过程中,继承好的经验,反思和总结教训,为企业在转型升级等重要关头起到基础支撑作用。除此之外,企业档案还能生动全面地展示企业发展历程,提高员工的认同感和归属感,提升企业学问品位。
  健全组织,领导有方。企业领导及相关部室、单位都应高度重视企业档案管理工作,加强协作,专门成立以企业领导为主要负责人,由相关部室、单位负责人为成员的领导小组,广泛发动、分片区系统管理,指定责任人负责该片区的档案工作。
  建章立制,强化宣传。完善相关管理规定,制定出台鼓励措施,对于档案管理工作给予必要的重视与关心。充分运用广播、报刊、宣传栏、网站以及微信、微博等新兴媒体,大力宣传企业档案管理工作的重要性;通过在企业内刊及其他媒体上发表相关文章,加强企业档案建立与管理的理论研究;通过积极参与省市级主管单位组织的专题报告会及参观活动等,学习总结企业档案管理经验,推进档案管理工作。
  加强培训,规范管理。结合新时期档案管理的发展趋势,根据不同层次的需求按需施教,注重实效,“送培”与“内培”的方式相结合,不定期开展档案人员培训,提高档案员的业务素质和工作效率。除此之外,还要对档案集中管理,统一档案装具,统一整理方法,统一验收标准;形成纸质档案和电子档案并存共用的管理机制;建立档案查阅监督机制,不允许无关人员查阅档案。
  与时俱进,稳步发展。要勇于打破传统的人力收集、整理、保管和应用模式,跟上时代步伐,引进专业管理App,加快推动信息化建设。这既是信息社会的要求,也是建立企业完善档案管理工作的必然要求。实现数字化、信息化管理,不但可以增加档案的储存数量,解决档案室空间有限的硬件限制,还可以提高办事效率,节约人力资源,为企业的发展提供更大的帮助。
  (编辑:江苏常州公路运输集团有限企业)

责任编辑:毕丹   

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